数字化档案管理制度（精选28篇）
一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。
二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。
三、档案整理。按规定制定统一的档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。
四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。
五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。
六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。
七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密
第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的'文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
一、遵守保密规定，严格掌控不应公开的档案信息。
二、保管档案数据信息的计算机不得与公共信息网络联接，确需联接时，必需通过安全保密审查。
三、加强对档案信息网络传输的管理，确保网络和使用过程的信息安全。
四、确定专人负责计算机系统的管理工作，并设置计算机操作系统用户口令。
五、计算机系统必需安装防病毒卡或反病毒软件并适时更新版本，做好防病毒工作。
六、保管档案数据的计算机外送修理时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做好计算机修理情况登记。
七、应实行有效措施，保证档案数据库和档案数据安全。全部数据至少复制两套，并异地保管。
八、信息载体（如硬盘等）损坏，必需拆除后放入待鉴定室专门保管。
九、磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发觉问题应适时实行恢复措施。
十、具有永久保管价值的`文本和图形形式的电子文件，必需同时制成纸质文件或缩微品等拷贝件一并归档保管。
十一、应加强对归档电子文件鉴定销毁的管理。对于属于保密范围的归档电子文件，连同存储载体一起销毁，并在网络上彻底删除；对于不属于保密范围的归档电子文件进行逻辑删除。
十二、以上各条请本单位全体干部职工相互监督，共同遵守。对违反本制度的，按国家有关规定处理。
为提高教师素质，塑造教师形象，造就一支“思想坚定、业务精通，精于奉献、富于创新”的适应新时期教育发展需要的高素质教师队伍，学校特建立个人师德档案，以监督教师行为，培养教师美德，促进师德行风建设，提升教育教学质量，师德师风建设个人档案。
一、为切实加强对教师师德档案的建设、管理，确保教师师德档案制度建设的长期化、管理的规范化，特制定本制度。
二、教师师德档案的管理由学校党政办公室负责，归入学校综合档案室设专柜管理。
三、教师师德档案管理员要定期收集如下资料，并装入教师师德档案：1、教师师德总结;2、师德考评自测评分表;3、教师互评评分表;4、领导打分表;5、家长打分表;6、学生打分表等相关资料。
四、按教师奖惩情况，根据教师行为和业绩，在教师加分表、扣分表上按时如实作好记载。
五、加强库房管理，做好防盗、避光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫等工作。
六、严格履行档案移交、接收等手续。
七、认真做好档案的鉴定工作，不得擅自修改和销毁档案。如需修改或销毁，必须首先填写修改或销毁情况记载，并由考评小组全体成员签名方可。
一、目的
为规范公司各职能部门的档案管理工作，确保档案保管安全，发挥档案价值，更好地为公司各项工作服务，现根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，发布《公司档案管理制度》（以下简称“本制度”）。
二、档案的定义
（一）档案指公司及下属项目公司在成立、产权变动、工程建设、经营管理、社会活动中所形成的具有参考、保存价值的纸质文件、电子文件、光盘、照片、实物等各种载体的记录。
（二）日常工作中形成的各类过程文件属于资料，不属于档案范畴。
三、管理机构
公司综合管理部统筹公司及下属项目公司档案管理工作，负责公司及下属项目公司档案工作的整体规划、组织协调和指导帮扶；下设档案室，负责保管公司及下属项目公司重要档案。
四、工作职责
公司综合管理部设置档案管理员，其工作职责为：
（一）制定和完善档案管理制度。
（二）开展档案管理培训，指导和帮扶档案管理工作。
（三）负责档案的收集、整理、保管、利用，负责档案室的日常管理。
（四）对所有保管的原始档案必须建立完整的电子台账并定期备份（至少每两月一次）。
五、档案鉴定
档案鉴定包括归档文件的鉴定、到期档案的鉴定。
（一）归档文件的鉴定，包括归档范围、密级、保管期限的鉴定。
1、归档范围。档案管理员统计、鉴定档案产生情况，梳理归档范围，报领导审批确定。
归档范围载体包括但不限于：
（1）公司管理文件：如资质文件，包括企业注册营业执照、组织机构代码证等；公司、公司形成并下达的各类正式文件，包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件、会议纪要材料、重要记录；公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；国家、地方政府政策文件类。
（2）项目资料：如开发文件类（前期、配套文件）；图纸类；合同类（包括商品房合同）；工程技术文件类；招标文件类；项目企划、销售资料类；前期市场调研、土地分析等资料类；竣工报建资料类。
（3）声像资料及实物档案：如反映公司重要活动事件的剪报、声像材料，有纪念意义的展览照片、录音、录像等文件材料；公司的历史沿革、大事迹、锦旗、证书、奖杯、奖状、项目楼书。
2、密级鉴定。档案密级由低到高划分“普通”、“秘密”、“机密”三级，泄漏会使公司权利和利益遭受不同程度的损害，因此，归档时要根据文件内容与类型划分密级等级，确保档案安全。
普通是公司可对外发布的信息，如宣传资料、荣誉证照、年度报告等。
秘密是公司一般的秘密，一旦泄密会使公司利益受到较大损害，如重要会议纪要、人事档案、规章制度等。
机密是公司重要的秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害，如董事会决议、项目投资文件、公司规划、财务报表、统计资料等。
（二）到期档案的鉴定。公司及下属项目公司对到期档案进行鉴定，确定继续保存或进行清理、销毁。
文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：
1、永久保存：
（1）公司章程；
（2）董事会及股东会纪录；
（3）财务报表；
（4）政府机关核准文件；
（5）不动产所有权及其他债权凭证；
（6）工程设计图；
（7）其他经核定须永久保存的文书。
2、十年保存：
（1）预算、决算书类；
（2）会计凭证；
（3）其他核定须保存十年的文书。
3、五年保存：
（1）期满或解约之合约；
（2）其他核定须保存五年的文书。
4、一年保存：无长期保存必要的。
5、规章制度由公司及下属项目公司综合管理部永久保存，使用部门视其有效期予以保存。
6、公司及下属项目公司综合管理部每年年底应组织档案管理员及相关专业人员对档案资料进行整理。对超过保存期限的档案，由档案管理员填写《档案过期处理审批单》（详见附件），报本部门及相关部门第一负责人审核、公司总经理/董事会批准。
7、决定销毁的档案资料，由档案管理员负责填写《档案销毁清册》（详见附件），销毁档案时至少有两名监销人。监销人复核待销毁档案，销毁完须在销毁档案目录上注明“已销毁”字样和销毁日期并签字确认。
8、档案销毁后，鉴定、销毁过程中形成的《档案销毁清册》及目录应立卷归档、永久保存。
9、需继续保存的过期档案，应明确继续保存的时间期限，并由档案管理员在档案卷内目录、汇总表上注明。
六、档案收集
（一）收集范围。按照归档范围进行收集。
（二）收集方式。公司及下属项目公司均应指定专人负责整理本部门的文件资料，并定期向所在公司综合管理部档案管理员处提交文件资料。档案移交人需填写《档案移交清单》（详见附件），随同已整理的档案（含纸质档、电子档、实物）一并移交档案室，档案管理员接收档案并签字确认，《档案移交清单》双方各留一份。
（三）归档文件要求。
1、归档的文件为原件（无原件的归档需为具有凭证作用的复制件）。
2、非纸质文件配文字说明一并归档。
3、图纸类归档前要验证审批流程所需印章齐全才能归档。
4、档案的制成材料利于长久保存。书写材料：要使用耐久性强的碳素型黑色或蓝色签字笔、钢笔，不得使用铅笔、圆珠笔。
5、声像档案应使用数码相机、摄相机等拍摄，要影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等，不能使用手机拍摄。
（四）公司及下属项目公司收集以下档案后，须提交电子档（含目录）至档案管理员处，以便备份存档。
1、公司成立、注册、变更文件。含公司成立的请示、批复、会议纪要、章程、股东会决议、董事会决议、工商证照及变更文件。
2、公司合并、收购文件。含请示、批复、会议纪要、备忘录；股权转让、收购的协议、合同；工商证照及变更文件等。
3、与合作方的相关文件。
（1）合作意向书、框架协议、合作协议、合同、重要谈判记录等。
（2）融资担保文件：融资公告、报表、担保、抵押等相关文件，融资合同、协议等（如发债、贷款等）。
（3）尽职调查资料：
①尽职调查报告；
②业务约定书；
③委托协议书；
④尽职调查清单及问卷；
⑤目标企业提供的有关书面资料（含工商、法务、财务、工程、市场、人力等文件）。
（4）工程项目档案。包括土地获取、项目报建、勘查设计、招投标、工程管理、监理、施工、竣工验收、结算等各阶段形成的档案。
（5）公司及下属项目公司所获荣誉。
七、档案管理
（一）档案管理员接收档案资料后，应按照项目分类进行保管，按档案编号顺序规则存放，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保管和使用。
（二）档案存档分类主要以公司、项目、资料类型等建立档案盒/档案柜，在档案盒/档案柜上贴上资料明细表，且在档案柜上标注公司/项目名称和柜号，并在电脑上做好台账登记（表格/文档），保证能从目录汇总或电脑系统中以编号、关键词、日期等方面检索、查询到所需文件。
（三）档案管理员应至少每月一次对档案保管状况进行检查，切实做好档案“八防”（防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫）工作，确保档案的完整和安全。如发现问题应及时报告部门领导，并采取补救措施，减少档案的损失。
（四）档案管理必须遵循保密制度，档案室或档案柜的钥匙必须由专人保管，档案室非档案管理员不得入内，档案室内禁止吸烟和大声喧哗。
八、档案利用
（一）公司部门员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案资料。
（二）借阅档案需填写《档案借阅审批单》、《重要物品外借审批表》，经部门负责人—综合管理部—总经理/董事长审批后方可借阅。档案借阅方式为：借出、复印、扫描、查询。
填写要求：
（1）《档案借阅审批单》按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写申请人所在的部门，文件标题或摘要填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件名称，根据需要在“是否电子档”或“是否复印”选择是或否，用途填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件用于办理的事项。
（2）《重要物品外借审批单》按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写经办人所在的部门，主送单位（或合作、上报单位等）填写外借物品所办理事项的主要单位，外借物品清单及借用时间填写所外借的物品，借用时间必须填写明确（如20xx年x月xx日：至20xx年x月xx日：），如不归还必须注明不归还原因及移交单位，涉及金额根据实际情况填写，用途填写所要外借文件用于办理的事项。
（三）档案管理员对档案借阅进行登记，填写《档案借阅登记表》。借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失，否则追究借阅人的责任，构成犯罪的依法追究法律责任。
（三）档案应按期归还，归还时档案管理人员要对档案进行清点和检查，包括档案的件数、页数，档案原件完整，无损坏、无涂改等，并在《档案借阅登记表》注明。如发现遗失或损坏，应及时报告部门领导。档案到期仍需继续使用的，借阅人需在到期前办理续借手续。
（四）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经档案保管部门所在公司总经理审核批准后方可调阅。
（五）档案在使用外借期间，档案管理员必须保留一份复印件存档，以便其他工作人员的查阅。
九、本制度自签批之日起执行。
1、文件分类
公司档案的文件管理，最忌讳的就是乱七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某个文件时，需要从所有的文件中一个一个的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是进行文件分类。
2、文件整理
分好类别的文件，不要一堆堆的散着，日子久了又会成为一堆乱纸。各个公司都会有档案袋，或者文件夹，按照文件的类别，进行逐一装盒收纳。
3、标签标明
把文件逐一装好之后， 记得一定要在各个档案盒或文件夹上标明，注明此文件盒里装的是哪类的文件，包括共有几份，都要做个简单说明。
4、特殊文件
每个公司都会有特殊的一些文件，比如不能随意被人翻看的，或者需要加密的，对于这些文件，一定要做到单独保管，并做好单独的标记，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，这一类文件，最好多加一把锁。
5、钥匙的保管
一般公司的档案卷柜，都是由专门的人员进行保管的，平日里的钥匙要做到不离身，下班后的钥匙，根据公司规定进行上缴或者自己随身佩戴，记住，上缴之后的责任不在自己身上，而随身佩戴就表明自己一直承担着责任，所以，对于钥匙的保管，一定要谨慎， 不要随意交给他人。
一、总则
1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借，必须专人专用。
7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
为标准学校的档案治理和有效地使用档案，特制定本档案治理制度：
1、办公室在学年之后装订好文件、通知档案；年度考核之后的资料存档；其它资料的存档。
2、教育处每期工作规划和总结存档；“六仔细”检查资料的归档；普九资料的`归档；教研活动资料的归档；其它有关资料的归档；
3、德育处每期的纪律卫生检查资料归档；班级评比、评优选好的资料归档；德育活动归档；班主任工作笔记、规划的归档；其它相关资料的归档。
4、后勤处相关资料按时分类存档。
5、团总支每期的活动资料归档；组织学生社会实践活动的资料归档；组织建立归档；其它相关资料的归档。
6、每部门的档案应做到条理清楚、分类明确、装订标准。
7、各类通知、文件应先送到办公室，然后分发到各部门。
8、部门的各种资料聘准时归类装订存档。
一,档案人员岗位责任制
1.认真贯彻执行《档案法》及党和国家档案工作的方针,政策.
2.热爱档案事业,努力提高政治思想,科学文化和档案业务水平,不断进行档案理论和业务研究,以保证工作任务的顺利完成,适应改革的需要.
3.熟悉本单位业务,了解工作活动和文件材料形成情况,积极协助搞好本单位的文书处理工作,使应归档文件齐全,完整,为档案工作打好基础.
4.负责管理本单位的全部档案,材料,编制案卷目录,专题目录,人名卡片等必要的检索工具和参考资料,积极为各方面提供服务,使档案的利用快,准,全,充分发挥档案的社会效益和经济效益.
5.督促和协助搞好本单位文书部门和业务部门的立卷归档工作,案卷质量达到规范化,标准化.
6.负责本单位和所辖单位档案工作的指导,监督与检查,每年组织档案人员业务学习一至二次,不断提高档案人员的业务素质.
7.认真做好档案的收集,整理,保管,鉴定,统计,利用,保护等项工作.
8.积极做好档案,资料的征集工作,不断丰富档案内容,为党和国家积累档案史料.
9.坚守岗位,忠于职守,认真执行档案工作的各项制度.
10.不断向分管领导汇报工作情况,取得领导的重视和支持.
11.模范遵守党和国家的保密规定,严格保守党和国家的机密.
12.积极参加上级档案局组织的各项业务活动.按时向上级档案馆移交档案.
13.档案人员调动时,严格办理交接手续,手续办理之前不得离开工作岗位.
二,档案保密制度
党和国家工作人员,均应遵守以下保密制度:
1.个人所借阅的档案,资料不得随意携带外出.对机密档案内容不得随意向外泄露.
2.查阅档案时,只能按介绍信指明的内容查阅,不得翻阅无关部分.
3.私人通信,电话,个人笔记本,私人间的谈话,不得涉及档案的机密.
4.不准在库房内接待宾朋亲友,谈话聊天.
5.保密工作要列入有关人员岗位责任制或与经济责任制挂钩,因失职或有意失密,泄密及违反保密制度者,要按《档案法》和保密规定论处.
三,档案借阅制度
1.外单位查,借阅档案者,须持单位介绍信,写明借阅者的姓名,政治面貌,查档内容和目的本单位借阅者也应说明目的
2.利用档案,一般得经档案室负责同志批准.重要的须经分管领导批准,并办理登记手续.
3.对已归档的文件,一般在档案室查阅.须借出时经批准方可.借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续.
4.借阅档案时,应注意爱护,严禁涂划,拆损,更不得抽换,遗失.不经档案室同意,不准公布,翻印,拍照,转借,私抄,如需摘抄,复制,须经批准的负责人同意,作凭证材料时,加盖图章后方有效.
5.查,借阅档案者,要严格执行党和国家的保密规定,如有损坏,丢失,按照《档案法》和《保密条例》之有关规定处理.
6.凡经查,借档案解决了较大问题,取得了显著效益者,利用者要及时将情况反馈给档案管理人员.档案人员要主动,及时地收集档案利用情况.
四,档案鉴定与销毁制度
1.对各种档案的保管期限,密级,必须进行"随时"或"定期"的鉴定,对须鉴定的`档案,由档案部门和业务部门提出意见,本单位档案鉴定委员会组织有关人员共同审定,提出鉴定报告,经领导批准后执行.
2.对已失去利用价值的档案,删除销毁时,必须填写销毁登记表,连同鉴定报告和领导批准手续,一并存档备查.执行销毁任务时,必须由单位领导指定的监销人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁登记表上签字.
3.销毁档案时,可采取两种法:一是就地焚烧,二是在监销人员的监督下送造纸厂销毁.
五,立卷归档制度
1.根据归档范围,按照文件材料形成自然规律和相互之间的联系,以分门别类,便于保存和查找"的原则,搞好立卷归档工作.
2.凡属本单位在工作活动中形成和使用的具有查考利用价值的各种文件,图表,声像,实物等,均由文书部门或业务部门进行收集,积累,立卷归档.
3.依照《档案保管期限表》对归档的文件材料划分为永久,长期,短期三种期限,分别立卷,编目,存放.
4.归档的案卷符合规范化要求.案卷质量达到:文件材料齐全完整,分类准确,组卷合理,卷内文件排列科学系统,保管期限划分准确,标题简明确切,卷内目录完整,书写工整,装订结实,整齐美观,案卷排列合理.
5.文书立卷归档每年一次.三月份完成上年度的文件材料的收集工作,四月份立卷归档完毕,编制移交目录一式两份,移交档案室统一保管.各专业档案的归档可按各专业有关规定执行.
一、每期月结账后会计人员应及时打印会计凭证，按照会计规范装订成册。
二、每期年结账后会计人员应及时打印各类会计账册，按照会计规范装订成簿。
三、每期的财务报表、税务报表、其他相关财务资料应规范整理，定期装订。
四、会计凭证、会计账簿、财务报表、税务报表、其他相关财务资料严格按照会计档案规范进行保管。
五、会计档案的.查阅权限限于财务人员、税务检查人员、公司总经理及副总经理，其他人员查阅会计档案需经总经理批准，并在财务人员的监督下在财务室内进行查阅。
一、 实验中心（室）工作档案管理的内容
1. 实验中心（室）概况：学校和业务主管部门下发的实验中心（室）建设与管理的有关文件和资料。实验中心（室）建设与发展规划，实验中心（室）占用的房间数、面积及改造等资料。
2. 实验中心（室）任务：实验教学大纲、实验教学进度表、实验课程及项目、每学期实验教学任务及实验开课记录、实验教学科表及实验项目统计、实验教学的考核方法及历年试题、实验报告等有关记录，承担的科研和社会服务项目及工作量。
3. 实验中心（室）仪器设备、低制耐用品及材料：仪器设备的固定资产帐、卡、分户统计帐、低制耐用品分户帐、领用单、使用维修记录、技术资料等，大型仪器设备的论证报告、订货合同、安装验收报告、损坏维修记录说明书、使用记录、说明书等，材料领用记录等。
4. 实验中心（室）管理制度和工作记录：实验中心（室）人员岗位责任制、实验中心（室）专职人员工作日志、实验中心（室）研究活动记录、人员考核记录、培训计划及实施情况，实验中心（室）工作计划、研究论文、成果鉴定证书、自制或改造的实验仪器设备装置的验收报告等。
5. 实验中心（室）经费使用：实验中心（室）年度仪器设备购置、实验材料消耗、仪器设备维修、条件建设等经费支出情况统计、实验中心（室）年度科研项目、对外培训、测试、技术协作、劳务等收入情况统计资料。
6. 实验中心（室）每年上报的.各种统计报表。
二、 实验中心（室）工作立卷归档的管理
1. 实验中心（室）及设备管理工作法规、制度文件卷：
（1）国家及国家教育部与各部位、市教委有关实验中心（室）工作的法规文件；
（2）学校有关实验中心（室）发展建设与改革等文件；
（3）实验中心（室）建制审批（含实验中心或实验室建立、合并、调整、撤消等）文件；
（4）实验中心（室）管理的各项规章制度；
（5）实验中心（室）建设发展规划；
（6）实验中心（室）年度工作总计及实验中心（室）内工作人员考核表等。
2.以学校名义向上级部门定期或不定期报出的实验中心（室）工作的各种报告、报表或数据卷：
A.实验中心（室）基本情况类
（1）学校各实验中心（室）任务及人员情况学年度传送数据与报表；
（2）学校实验项目学年度数据传送数据与报表；
（3）学校专职实验工作人员学年度数据传送数据与报表；
（4）学校基础课教学实验中心（室）基本情况学年度数据传送数据与报表。
B.设备管理类
（1）学校各实验中心（室）教学科研硬件与软件建设与使用年度数据传送数据与报表；
（2）学校各实验中心（室）教学科研硬件与软件增减情况传送数据与报表；
3.实验中心（室）管理卷：
（1）实验中心（室）环境条件的增扩与实验中心（室）改革方案文件；实验中心（室）工作的评估；实验中心（室）工作人员及其变更情况；实验中心（室）管理方面的重要实施细则；实验中心（室）主任工作守则与工作人员岗位责任制等；
（2）仪器设备固定资产卡片；
（3）大型精密贵重硬件、软件技术档案。如申购可行性报告、订货合同、装箱单、使用说明书、技术资料、验收报告及其履历本、降等降级报告和报损报废等资料。（其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验中心或实验室借用保管）。
4.实验教学管理卷：
（1）实验教学大纲、教材、讲义、实验指导书；
（2）每学年度实验教学进度计划表；
（3）实验项目（题目）的更新、改造与淘汰等资料；
（4）实验教学课程、项目（题目）卡片（统一建立实验项目库）。
三、实验中心（室）工作档案管理
1.本制度适用于西南财经大学各级各类实验中心、实验室。
2.实验中心（室）档案管理应在学校档案馆的指导下进行，各单位要有专人负责此项工作，单位主管领导要认真负责档案管理及监督检查工作。
3.实验中心（室）工作档案，从实验中心（室）建立之日起开始建档，并逐年积累，严加保管。
4.各单位根据实验中心（室）工作档案的内容进行统计整理、编目、立卷、定期归档。
5.严格执行实验中心（室）档案借阅手续，实验中心（室）主任及具体管理人员变动时，必须及时办理移交手续。
6.本制度自下发之日起施行。由经济管理实验教学中心负责解释。
一、档案人员岗位责任制
1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。
2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。
3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。
4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。
5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。
6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。
7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。
8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。
9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。
10、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。
11、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。
二、档案保管制度
1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。
2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。
3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。
4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。
5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。
6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。
7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。
8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。
三、档案复制制度
1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。
2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。
3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。
4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。
四、档案查借阅制度
1、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。
2、本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅，确实要借出的档案，必须经分管处长签批，方可办理借阅手续，借阅时间一般不超过一周。
3、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。
4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。
5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。
6、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。
五、档案库房管理制度
为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。
1、保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。
2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。
3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14—24℃，相对湿度控制在45—60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。
4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。
5、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。
六、档案立卷归档制度
1、归档范围
凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。
2、归档时间
（1）各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。
（2）堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。
（3）财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。
3、归档要求
（1）归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建项目档案一式贰份，堤防建设项目档案按上级要求制定份数。
（2）自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。
（3）归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。
（4）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。
（5）归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。
4、归档手续
移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。
七、“三纳入”、“四参加”制度
1、将档案工作纳入到堤防处工作计划，领导工作议事日程、岗位责任制中。
2、堤防处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。
3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。
4、科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。
5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。
档案人员参加以上活动中带回的图片资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。
八、档案史料编研制度
1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料，坚持做到经常不断的搞好编研和开发，以满足各方面利用档案史料的需要。
2、根据堤防处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。
3、深层次的编研工作，可根据堤防处的特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。
4、编研的档案史料，只限堤防处内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分管档案工作的领导批准后，方可办理手续。
九、文书材料归档制度
1、本单位形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。
（1）文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。
（2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。
（3）科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。
（4）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。
2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。
3、归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。
4、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归档。
5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。
6、按年度归档的档案（如文书、会议……档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料，归入结案年。
7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。
8、卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：
装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号；
不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；
图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
9、凡归档案卷，不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。
（1）填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；
（2）对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制；
（3）对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；
（4）会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；
（5）填写卷内文件目录的字迹要工整；
（6）填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；
（7）卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。
10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。
11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。
12、凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径1—1。5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。
13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录……等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。
14、归档案卷的'标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。
十、档案移交制度
1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本处必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。
2、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。
3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。
4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。
十一、会计档案管理制度
为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。
1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。
2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。
3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。
4、调阅会计档案，须由财务科长陪同借阅。
5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。
十二、声像档案管理制度
为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。
1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。
2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。
3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。
4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。
5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。
6、严格做好声像档案的保密工作。
十三、实物档案管理制度
为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。
1、对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。
2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。
3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。
4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。
5、实物档案的借出，必须经处领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。
6、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。
7、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。
十四、档案保密制度
1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。
2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。
3、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。
4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。
5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。
6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。
7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。
8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。
9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。
10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。
十五、档案鉴定销毁制度
1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。
2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。
3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。
4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。
5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。
6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。
7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。
8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。
十六、档案利用制度
1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。
2、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。
3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。
4、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。
5、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。
6、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。
7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。
8、凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。
9、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《档案法》及有关规定严肃处理。
10、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。
11、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。
十七、档案统计制度
1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。
2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。
3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性，不得随意更改。
4、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。
5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。
6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。
7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。
1目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围
适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义
3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责
4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责
4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5文件分级分类
5.1文件分级
5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。
5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。
5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。
5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。
一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。
二、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。
三、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。
四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。
五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。
六、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。
七、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
一、学校营养计划工作建立档案，由分管此项工作老师专人管理。
二、上级主管部门关于营养计划工作下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等必须归档备查。
三、学校制定的营养计划工作各种管理制度，突发安全事故应急预案和组织领导机构等材料都要装订归档。
四、学校接收、发放营养食品情况等材料必须及时归档，按自然月份存放。
五、对于突发事故，应同步介入收集相关材料归档备查。
六、学校营养计划工作档案实行借还登记制度，按档案管理条例进行管理。
七、管理人员随时搞好营养计划工作档案的保管，注意防盗、防火、防遗失。
八、管理人员随时注意收集整理营养改善计划材料并及时归档。若发生遗漏和失误要追究管理者的责任。
九、档案的资料必须真实、准确，为各级主管部门检查营养改善计划落实情况提供详实的资料依据。
十、借阅档案须经学校领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。
1、目的
为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2、职责
2.1总经理负责公司所有对外发文审批。
2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。
3、文件种类
3.1上行文:请示，报告，计划，总结；
3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；
3.3平行文:信函，会议纪要。
4、文件格式
4.1发文统一使用以上文件类别之一。
4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:
4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；
4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；
5、文号
5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。
5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；
5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。
6、用印
6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。
6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；
6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:
7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。
7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的`，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；
7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。
7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。
7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。
7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。
7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。
1.为加强设备管理，落实工作责任，及时消除设备缺陷（异常），以保证公司生产安全稳定长周期进行，特制定本制度。
2.设备缺陷（异常）分类
1）重大设备缺陷（异常）
指生产主流程重要设备运行中出现故障，影响生产正常进行，威胁生产安全，需立即组织检修或局部停车，系统停车抢修的。
2）一般设备缺陷（异常）
指生产装置运行不正常，存在故障，但不很严重，短期内不至影响安全生产，可以限时处理的。
3）微小设备缺陷（异常）
指生产装置运行中存在跑冒滴漏等小缺陷，暂不影响生产，且不致发展扩大，通常所在岗位可自行处理解决的。
3.维护检修工作的责任范围和工作程序按有关规定执行。
4.设备缺陷（异常）反馈表
1）设备缺陷（异常）反馈表在生产岗位现场保存，作为缺陷（异常）信息反馈过程责任记录。
2）此表由岗位班长填写。按缺陷的处理范围、程度，由检修工和各级责任人员签署意见。
3）此表具体格式见附页。
5.设备缺陷（异常）信息反馈程序
1）当班岗位员工或其它人员在巡检等过程中，发现生产装置存在缺陷或异常，应向装置所属岗位的当班班长反映，经确认后，视缺陷（异常）的分类，填写设备缺陷（异常）反馈表，自行消除解决或通知有关领导。
2）中夜班及节假日，设备缺陷（异常）反馈表当班班长填写后，向值班领导汇报，由值班领导统筹指挥。
3）若设备缺陷（异常）的消除在技术、材料、方案及生产系统退出等有困难，则按各自职责向相关专业工程师或主任工程师，由各对口专业及时配合解决。
6.设备缺陷（异常）消除后的确认
1）检修部门对有缺陷的设备实施检修后，应在反馈表“实际修理情况”栏填写并署名。
2）设备所属岗位在反馈表该栏填写验收意见并署名，同时将处理结果记入设备缺陷台账。
3）生产部定期对硬设备缺陷（异常）信息反馈处理过程的各个环节进行检查，对延误、推诿的责任者提出考核意见。
一、档案的接收
1、永州生源毕业生，暂没有工作单位的，学校可以将档案转入市毕业生就业指导中心保管。
2、市毕业生就业指导中心不接收学生个人（或委托他人）自带或邮寄的档案。
3、转往市毕业生就业指导中心的档案要求严装严密，封条完整，没有损坏。
二、档案的查阅
1、毕业生档案可向永州市毕业生就业指导中心查询。
2、查看档案材料，要求查阅的单位应派人事干部带上单位所开具的介绍信和有效身份证原件或其它证明身份的有效证件到市毕业生就业指导中心进行查阅。任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案材料。
三、档案的转递
1、档案可由接收档案单位的人事部门负责人、或本人来领取档案。取档时需带上档案接收单位所开具的调档函及证明本人身份的有效证件。
2、档案所有人亦可委托他人来领取。委托人取档时需带上档案所有人书写的委托书、档案接收单位开具的调档函、档案所有人的有效身份原件及委托人的有效身份证原件。
3、市毕业生就业指导中心不负责毕业生档案邮寄。特殊情况下，需要邮寄档案，须经单位负责人批准后方可。
1、建立健全职业健康监护制度，保证职业健康监护工作的落实。
2、公司安环部组织对从业人员进行岗前、在岗期间、离岗时的职业健康检查。
3、公司任何人员不得安排有职业禁忌的员工从事其所禁忌的`作业，发现职业禁忌或者有与所从事职业相关的健康损害的员工，应及时调离原工作岗位，并妥善安置。
4、及时掌握本单位各岗位职工的实际情况，不得安排孕期、哺乳期的女职工从事对本人和胎儿有关危害的作业。
5、公司安环部组织定期职业健康检查，周期为一年，劳动者的职业健康检查费用由公司承担。
6、公司安环部及时将职业健康检查结果如实告知员工，发现健康损害或者需要复查的，及时通知本人，并做出处理意见；员工有权查阅复印其本人职业健康监护档案。
7、未进行离岗职业健康检查的劳动者，不得解除或终止与其订立的劳动合同。
8、体检机构发现疑似职业病病人后通知公司和劳动者，按规定向所在地卫生行政部门报告；确诊为职业病的公司及时向安监部门报告。
9、公司安环部组织建立职工健康监护档案，每人一档，长期保管，不得丢失和转借；并负责将职工健康人员体检情况进行统一汇总。
10、安环部负责将各单位作业场所职业危害因素监测结果告知各单位接触职业危害因素从业人员，并将检测、评价结果存入职业健康档案，按规定上报政府主管部门，并在作业场所醒目位置进行公告。
1、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。
2、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，务必坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
3、档案鉴定，务必按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
4、档案鉴定工作，务必有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。
5、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，务必按照规定的程序，办好鉴定手续。
6、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员务必严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
一、凡采矿公司所属单位存在或产生职业病危害均应建立“工业企业职业卫生档案”；凡是在职业活动中，接触粉尘、放射性物质和其它有毒有害物质等职业病危害因素的职工均应建立“个人健康监护档案”。
二、企业卫生档案的内容：包括新建、改建、扩建或续建过程中“三同时”验收的情况，预评价检测的各种监测数据，正常作业定期监测结果，作业场所监测超标治理改造等情况。
三、职工应建立“劳保档案”，登记各种劳保用品的发放、使用，确保劳保用品的有效，使其真正能起到防护的作用。
四、个人健康监护档案的主要内容：新工人入矿前体格检查情况、在岗作业期间体检和离退职体检情况、由上级职业病诊断组诊断的病程，认定工伤等级，治疗和疗养转归等情况。
建立职业健康监护档案包括以下内容：
（一）劳动者职业史、既往史和职业病危害接触史；
（二）相应作业场所职业病危害因素检测结果；
（三）职业健康检查结果及处理情况；
（四）职业病诊疗等劳动者健康资料；
五、各用人单位设专（兼）职人员管理档案，设立专柜保存，利用电脑实行科学化管理。
六、个人健康监护档案未建立的`，在职业病诊断时不予诊断。
七、各类档案的建立，为评估公司落实国家职业病防治的法律法规和标准，掌握公司的职业卫生动态打下了基础，所以要求专人妥善保管档案。
档案管理制度【1】一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4、档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
公司档案管理制度【2】第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的`文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
总则
(一)为了加强对工程资料的管理，完善和规范公司管理制度，特制定本规定。
(二)本规定适用于公司总部及项目部。
一、管理责任部门及相关人员职责
(一)人事行政部负责制度的推进以及各部门档案管理体系的建立、优化与督察，并直接向人事行政部经理负责。
(二)总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。
(三)部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制登记表》、《档案查阅登记表》、《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》，和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。
(四)各部门资料员/资料管理员
1、制度在部门的执行;
2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作;
3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期分类整理保存。
二、档案分类及归档范围、要求
(一)文书档案
1.1归档范围：
1.1.1、集团资料
各类营业证照(营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等
公司章程
集团公司发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文
1.1.2、红头文件
公司下发和上报的各类正式行文
1.1.3、外来文件
各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件
1.1.4、会议资料
会议纪要利用明源流程存档
专题会会议讲义
1.1.5、法律文件
合同、协议审核;
诉讼材料
1.1.6、物资采购合同
1.1.7、车辆资料
公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料
1.2归档要求：
1.2.1、集团证照资料：由财务部关注各类营业证照更新时间，保证证照及时更新，做好使用登记以及复制登记。
1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件及外来相关文件移交行政部;车辆资料直接移交车辆管理员。
1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。
(二)人事档案
2.1、归档范围
2.1.1劳动合同、聘用协议;
2.1.2一般员工转正、调动、任免、离职、降职文件;
2.1.3职称评定材料;
2.1.4面试表;
2.1.5劳务合同纠纷及处理材料;
2.1.6员工培训计划、总结、方案
2.2、归档要求
2.2.1由人事专员保存于部门档案柜;
(三)建设类档案
3.1、归档范围(附件：详细列表)，集中于工程部：
3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同(协议)。
3.1.2预算、结算文件：
3.1.3项目核准(立项)阶段
3.1.4方案审查阶段
3.1.5初设审查阶段
3.1.6施工许可证阶段
3.1.7预售阶段
3.1.8竣工验收备案登记阶段
3.1.9产权证办理阶段
3.2、归档要求
3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交相关的管理人员。
3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成后及时将资料整理归类造册，合理保存。
3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图(变更图纸)上加盖“变更确认”章。
3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交负责人保管。
(四)会计档案
4.1、归档范围
4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证;
4.1.2、会计账簿类：
(1)总账;
(2)现金日记账，
(3)银行存款账、银行明细账;
(4)辅助账簿;
4.1.3财务报告类：
(1)年度决算报表(经会计师事务所审计后);
(2)月度、季度财务报表;
(3)不定期重要一次性报表;
(4)审计报告;
(5)验资报告;
(6)资产评估报告。
4.1.4其他类：
(1)会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册;
(2)银行存款余额调节表、银行对账单;
4.2、归档要求
4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。;
4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后妥善保管。
(五)实物档案
5.1、归档范围：
5.1.1、照片、音像类
(1)反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。
(2)党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。
(3)公司组织或参与的重大外事活动。
(4)记录公司重大事件。
(5)与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。
(6)其他具有保存价值。
5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等
5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等
5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物
5.2、归档要求：
5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放;数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。
5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。
三、档案移交、整理、编号
(一)移交
1.1、各部门档案管理人员在留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的《档案归档登记表》中登记，由移交人确认签字。
1.2、各部门培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必须将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才给予核报。
(二)整理
鉴定分类→扫描成电子文件→录入卷内目录→印临时档号→装订→对号装盒→入档案柜
(三)编号
(公司)简称+(业务部门)简称-档案类别代码(一级+二级)-年度+顺序号;
四、档案的利用
(一)查阅
1.1、查阅的授权范围
(1)总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。
(2)部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。
(3)普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。
(4)跨部门档案查阅需由主管领导批准，并填写借阅单。
(5)由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。
1.2、档案查阅程序要求
(1)权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。
(2)权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的.“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。
(二)借阅
2.1、借阅程序要求
(1)员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料;
(2)各部门档案管理人员员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案查阅登记表》上签字，备查。
2.2、档案的归还
(1)借出的档案原件，档案管理人员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。
(2)档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押档案。
2.3、其他规定
会计档案原则上不借出。
(三)档案复制
申请复制档案者完成审批流程后，由档案管理人员调取档案原件进行复制提供给查阅者。
五、档案的保管
(一)档案的保管期限
各部门的档案管理人员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。
(二)专项档案的保管规定
2.1、公司各部门档案(含会计档案)：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。
2.2、电子版档案的传递和保存
(1)原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。
(2)人事行政专员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。
(3)每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。
(三)档案的正式装盒、造册
3.1、装订要求：参照统一标准进行。
3.2、装盒：人事行政专员于每年固定时间进行上年档案的正式装盒造册及调整工作。
(四)档案的存放
档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内目录(分目录)及备考表。
装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照年度、类别的次序自左向右，自上而下地排列。
(五)档案意外损毁的处理
档案丢失或发生意外损毁时，档案管理人员应立即将事件情况填写《文件丢失损毁报告表》，报部门经理审核，总经理审批。
档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，借用人应请有关部门协助设法重新补制。在进行补救工作的同时，人事行政部经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。
六、档案的销毁
(一)目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。
(二)程序及要求
2.1、档案管理人员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写《档案销毁登记表》，交部门经理及总经理审核，经总经理审批同意后予以销毁。
2.2、正式销毁前档案管理人员应再次进行核对;销毁时应有档案管理员和监销人同时在场;销毁后监销员在销毁登记表上签字确认。
2.3、档案销毁情况应做到及时登记。
(三)会计档案的销毁
3.1、会计档案的销毁应由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
3.2、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。
3.3、销毁会计档案时，应当由至少两人共同销毁并签字确认。
3.4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务负责人。
3.5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
七、档案保密制度
1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论秘密事项，严禁在私人通信、通话中泄露秘密内容;
2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门掌握的文件、资料由人事行政部定期回收和销毁;
3、严禁打听和记录与自己工作无关的秘密，严禁向他人传播自己知晓的秘密内容;
4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理;
5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所掌握的业务秘密转交给其它单位从事与本司业务相关的工作;
6、严禁与工作无关的人进入总经理办公室、档案室、财务部资料室、工程部资料室等办公重地;
7、公司领导或与公司利益密切相关的人员出差的任务、去向，知情者不得向他人泄露;
8、对模范执行本规定者，公司给予表彰奖励;对失密、泄露者，视其情节、后果轻重公司将给予行政、经济处罚;对因失密、泄密触犯国家法律者，将报送司法机关对其依法处理。
本办法自颁布之日起执行。
压力容器技术档案管理制度之相关制度和职责，一、压力容器技术档案的种类：1、压力容器随机出厂文件（包括产品出厂合格证、安装使用维护保养说明书、压力容器主要部件型式试验报告书、装箱单、机房井道布置图、电气原理图接线图、压力容器功...
一、压力容器技术档案的种类：
1、压力容器随机出厂文件（包括产品出厂合格证、安装使用维护保养说明书、压力容器主要部件型式试验报告书、装箱单、机房井道布置图、电气原理图接线图、压力容器功能表、主要部件安装示意图、易损件目录）；
2、压力容器开工申报单；
3、压力容器安装施工记录；
4、竣工验收报告；
5、特种设备监督部门压力容器验收报告和定期检验报告；
6、日常检查、维护保养，大修、改造记录及检验报告；
7、运行情况记录和交接班记录；
8、事故及故障记录；
9、压力容器操作人员培训记录；
10、使用登记资料。
二、压力容器技术档案的接收、登记、整理、保管、借阅等参照本单位《特种设备技术档案管理制度》执行。
一、设立健康档案资料室，以个人为单位，一人一档的原则为学生建立健康档案。
二、健康档案要集中档案室保管，按行政村名和编号顺序存放，档案专柜存放，保持整洁、美观和规范有序，逐渐实行计算机化管理。
三、责任医生要对健康档案进行分类专册登记，档案盒要目录和分类信息登记。
四、定期开展随访工作，每年免费随访4次，体检和健康随访服务等资料内容及时记录在健康档案中，对体检和随访发现的健康问题，进行有针对性的以健康教育为重点的健康干预。
五、资料管理人员应及时登记已经获取的各种信息，并进行分析统计，及时反馈。
六、非卫生服务资料管理人员，不得随意翻阅已经建档的各种资料。未经资料管理人员同意，任何人不得调出、转借各种档案资料。
一、干部人事档案管理部门，在接到干部任免通知后，一周内应将干部人事档案转给新的干部主管部门。
二、转出的干部人事档案必须齐全完整，并按规定进行认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。
三、转递档案或档案材料必须按统一规定的“干部档案转递通知单”所列项目详细登记，严密包封，要通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带，档案转出或转入及时登记。
四、接到干部人事档案或干部人事档案材料的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应催问，以防丢失。如发现档案中缺少材料，档案整理不合格，转递的档案材料手续不健全等问题，可将档案或档案材料退回。转出单位应尽快补充或整理，再转新的干部人事档案管理部门。
五、为保证干部人事档案随着干部调动或职务变动而及时转递，干部管理部门发出的调动、任免通知必须抄给干部档案管理部门，以便及时续填干部职务变动情况和转递档案。
一、档案是指公司各项工作中形成的，具有保存价值的各种载体的文件材料。
二、档案应有专人统一管理，维护其完整、准确、系统、安全，并便于集团内共享和方便使用。
三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。
四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。
五、文件材料的归档实行随办随归的办法。
六、 档案的保管期限规定为永久、定期两种。凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。
七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。
八、经营公司行政办对营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。
九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的`各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。新员工入职时进行现场复印，每月15日-20日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的15日-20日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。
十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。
十一 、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。
十二、集团存档管理内容：
1、营业执照办理或变更;
2、每年的审计报告存档;
3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);
4、各公司的营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;
5、员工个人档案：身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。
6、员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)
十三、经营公司行政办档案管理内容：
1、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件统一存档管理，必须建立借阅登记和张贴存放登记;
2、员工档案存档(复印件)
3、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件，电子版存档;
4、考虑工作便捷，要求将公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等，做成电子版存档;
5、员工调动档案：原单位整理封口后交由本人，传递给集团综合管理部，集团登记后转移给新单位行政办。
一、工程技术资料:
1、项目取得资料(批文等);
2、各类建筑许可证;
3、各类图纸;
4、开竣工、综合验收等报告、通知、会议纪要;
5、物业接管验收记录;
6、其他合同、资料。
二、客户资料:
1、前期服务协议;
2、交房清单;
3、业主(客户)入住验房表;
4、装修资料(包括申请、许可证、检查记录、[改建、增设]申请、人员出入登记、装修违规记录);
5、家庭情况登记;
6、租户资料。
三、维修资料:
1、任务单;
2、报修、约修记录。
四、安全维护管理资料:
1、值勤记录;
2、交接班记录;
3、物品出入登记;
4、外来人员出入登记
5、车辆管理资料(包括情况、出入登记)。
五、设施、设备管理资料(包括消防):
1、购销合同;
2、安装图纸;
3、说明书;
4、养护计划;
5、运行、维修、养护、巡查记录。
六、绿化管理资料:
1、图纸;
2、承包合同;
3、养护工作计划
;4、检查记录。
七、环境卫生管理资料:
1、工作计划;
2、检查记录。
八、社区文化资料:
1、活动计划;
2、活动通知;
3、活动图片。
九、业主反馈资料:
回访记录、投诉记录、维修回访记录。
十、行政文件资料:
1、规章制度;
2、总结、通知、通报、决定等相关文件资料。
十一、业主委员会资料:
1、筹备、成立等文件资料;
2、会议纪要、决议等。
十二、财务管理资料:
各种收费资料(包括综合服务费、日常维修费、车辆管理费等报表、单)。
●资料整理、归档:
按照市、省、全国住宅辖区物业管理综合考核的规定与物业管理档案归档要求进行整理,然后归档立卷。
●档案借阅:
文档查阅须经档案管理部门负责人批准。
●档案的销毁:
根据文档的保存期限,定期对过期和作废的'文档进行清理,防止文档资料堆积和混淆。对已过期的档案,经主管领导核实报公司领导审批后予以销毁,同时建立销毁的文档清单备查。